“เคส” คืออะไร?

การจะเป็นระบบจัดการแชทที่ดี ควรจะมีอะไรบ้าง? นอกจากฟีเจอร์รวมแชทจากช่องทาง Facebook , LINE OA และ Instagram ที่โอ้โหภูมิใจนำเสนอแล้ว นอกจากนี้โอ้โหแชทยังมีฟีเจอร์ที่เรียกว่า “คลังเคส” ซึ่งเป็นหนึ่งในฟีเจอร์ที่ช่วยให้ธุรกิจ สามารถจัดการกับเคสของลูกค้าได้อย่างมีประสิทธิภาพ แล้ว “จัดการเคสลูกค้า” ที่ว่านี้คืออะไร? มาทำความเข้าใจในฟีเจอร์คลังเคส และศักยภาพโอ้โหแชทที่สามารถทำได้ผ่านบทความนี้กัน

“เคส” ในที่นี้ หมายถึง ระบบติดตามลูกค้า หากนิยามให้เข้าใจง่าย ๆ ก็ขอเรียกว่า “สิ่งที่ได้มีการพูดคุยกับลูกค้าในธุรกิจ“ แน่นอนว่าในแต่ละธุรกิจ ข้อมูลหรือเคสที่เกิดขึ้นนี้ จะต้องมีข้อมูลที่เยอะและหลากหลาย ซึ่งข้อมูลที่ว่านี้ ก็แทบจะเป็นสิ่งสำคัญ ที่จะต้องเก็บรักษาไว้ให้ดี เพื่อการพัฒนาการบริการและเป็นเก็บข้อมูลของลูกค้าในอนาคต ปัญหาของแบรนด์หรือธุรกิจส่วนใหญ่ในปัจจุบัน คือ ข้อมูลของลูกค้า ที่ต้องหาเครื่องมือ หรือระบบใด ๆ ก็ตาม มาเก็บข้อมูลของลูกค้าเหล่านี้ ซึ่งการมีระบบกลาง อาจจะทำให้กระบวนการทำงานเพิ่มขึ้นมาอีก เช่น เวลาที่ทีมต้องการข้อมูลของลูกค้าเพื่อไปวิเคราะห์ ก็จะต้องเสียเวลาไปดึงข้อมูลออกมาจากระบบนั้น ๆ ที่เราได้นำข้อมูลไปฝากไว้ ทั้งฐานข้อมูลเก่าและฐานข้อมูลใหม่ ด้วยเหตุนี้คงจะดีกว่า ถ้าหากธุรกิจสามารถหาระบบที่มีฟีเจอร์ครบครันสำหรับการดูแลและบริการลูกค้า รวมถึงง่ายกับการทำงานของทีมธุรกิจ ซึ่งฟีเจอร์คลังเคส ก็เป็นอีกฟีเจอร์หนึ่ง ที่จะทำให้การทำงานและเก็บข้อมูลลูกค้าง่ายมากขึ้น โดยไม่จำเป็นต้องหาระบบกลางให้มากมาย

แล้ว “ฟีเจอร์คลังเคส” จะมาช่วยดูแล “เคส” อย่างไร?

ถ้าเคสคือลูกค้า การมีข้อมูลของเคสไว้อยู่กับตัวก็เป็นเรื่องสำคัญ แต่ปัญหาคือแบรนด์ส่วนใหญ่ไม่มีแหล่งเก็บข้อมูลลูกค้า หรือหากมีก็จะเป็นระบบกลางที่ต้องนำมาเชื่อมต่อกับระบบเดิมของธุรกิจอยู่ดี เมื่อไหร่ที่ต้องการนำข้อมูลไปวิเคราะห์ ก็จะต้องเสียเวลาไปดึงฐานข้อมูลเก่าออกมาจากระบบหนึ่งและดึงฐานข้อมูลใหม่จากอีกระบบหนึ่ง เพื่อนำมาวิเคราะห์แยก ซึ่งทำให้กระบวนการทำงานเพิ่มขึ้นอย่างไม่รู้ตัว

เหตุการณ์ข้างต้นคือปัญหาที่ลูกค้าโอ้โหแชทมักจะพบเจออยู่บ่อยครั้ง ทางโอ้โหแชท ได้เข้าใจถึงปัญหาในส่วนนี้ เราเลยมีฟีเจอร์ที่เรียกว่า “คลังเคส” ที่เอาไว้รวบรวมเคสของธุรกิจของคุณได้ตั้งแต่อดีตจนถึงปัจจุบันไว้ให้ในที่เดียว และยังใช้ร่วมกับฟีเจอร์แดชบอร์ดที่ใช้ในการวิเคราะห์ข้อมูลดูภาพรวมได้อีกด้วย ซึ่งสามารถลดงานของทีมได้ค่อนข้างเยอะ โดยหน้าคลังเคสของโอ้โหแชทจะรวบรวมไว้ตั้งแต่เคสทั้งหมดและรายละเอียดเคสแต่ละรายแถมยังสามารถกรองแค่ข้อมูลที่ต้องการได้อย่างง่ายดาย

ฟีเจอร์ “คลังเคส” มีการใช้งานอย่างไร?

ภายในฟีเจอร์คลังเคสของโอ้โหแชทนี้ ถูกรวบรวมด้วยฟังก์ชันมากมายที่ตอบโจทย์ และสะดวกที่สุดแก่การทำงาน ซึ่งผู้ใช้งานสามารถรู้ได้ตั้งแต่วันที่เริ่มเคส หรือ วันที่ทีมเริ่มดูแลเคส ไปจนถึงวันที่ปิดเคสนั้น ๆ รวมถึงยังมีข้อมูลแสดงอีกมากมาย ทั้งรายละเอียดของทุกเคสรวมอยู่ โดยผู้ใช้งานสามารถเลือกกรองข้อมูลเพื่อดูได้ซึ่งจะเห็นได้จากภาพด้านล่างนี้

โดยจะประกอบไปด้วย

• รหัสเคส: เพิ่มการสื่อสารกันในทีมให้ง่ายขึ้นกว่าเดิมหากต้องมีการกรองข้อมูลลูกค้าก็สามารถกรองได้จากรหัสเคสได้เลย โดยระบบจะรันเลขให้อัตโนมัติ
• ชื่อเคส: ลูกค้าสามารถตั้งชื่อได้เอง อาจจะอิงจากเรื่องที่ติดต่อเข้ามาในการตั้งชื่อ เพื่อความง่ายในการกรองข้อมูล
• สถานะของเคสในปัจจุบัน เช่น กำลังดูแล ปิดเคส เพิกเฉย แสปม
• แท็กเคส: แท็กที่ผู้ใช้งานสร้างไว้เพื่อแบ่งกลุ่มเคสให้ละเอียดกว่าเดิม
• ผู้รับผิดชอบหรือสมาชิกที่ดูแลเคส
• ชื่อลูกค้า: ชื่อบัญชีของลูกค้า
• เวลารอบริการ: เวลาลูกค้ารอรับบริการ
• เวลาให้บริการ: เวลาที่สมาชิกให้บริการลูกค้า
• วันที่เริ่มเคส: วันที่สมาชิกเริ่มดูแลเคส
• วันที่ปิดเคส: วันที่สมาชิกกดปิดเคส

และเมื่อผู้ใช้งานกดเข้าไปแล้วจะสามารถเห็นรายละเอียดเคสทั้งหมดได้ ทั้งชื่อเคสที่แอดมินตั้ง สถานะเคส เวลารอและเวลาให้บริกร รหัสเคส แท็กเคส คำอธิบายเพิ่มเติม ชื่อลูกค้า ผู้รับผิดชอบ ผู้เกี่ยวข้อง บันทึกภายในสำหรับแอดมินที่ต้องการโน๊ตข้อมูลลูกค้า และกิจกรรมที่เกิดขึ้นภายในเคส เช่นเริ่มเคส - ลูกค้าเรียกแอดมิน- แอดมินรับแชท แอดมินส่งต่อเคส และอื่น ๆ ไปจนถึงจบเคส ซึ่งนี่ก็เป็นเพียงแค่ส่วนหนึ่งของฟีเจอร์คลังเคสของโอ้โหแชท สามารถอ่านการใช้งานเพิ่มเติมได้ที่คู่มือการใช้งานของโอ้โหแชท

ฟีเจอร์ “คลังเคส” ของโอ้โหแชทเหมาะกับธุรกิจแบบไหน?

แต่ละธุรกิจให้ความสำคัญกับการเก็บข้อมูลการพูดคุยของลูกค้ามากแค่ไหน? แน่นอนว่าคลังเคส อาจจะไม่ใช่ฟีเจอร์ที่จะทำให้ธุรกิจของคุณเติบโตหรือก้าวหน้าได้ทันตาเห็น แต่โอ้โหแชทได้พัฒนาฟีเจอร์นี้ขึ้นมาเพราะ Customer Experience หรือ ประสบการณ์ลูกค้า ซึ่งเป็นสิ่งที่โอ้โหแชทให้ความสำคัญเสมอมา ซึ่งฟีเจอร์นี้จะช่วยให้ธุรกิจของคุณ สามารถแบ่งประเภทปัญหา หรือสิ่งที่เข้ามาภายในธุรกิจของคุณได้ เห็นภาพรวมได้กว้างขึ้นว่าธุรกิจของคุณต้องเน้นสื่อสารกับลูกค้าตรงจุดไหน หรือใช้เป็นในการวิเคราะห์การบริการก็ย่อมได้

ซึ่งฟีเจอร์คลังเคสนี้ เหมาะกับธุรกิจประเภทการบริการ หรือประเภทที่ต้องให้คำแนะนำหรือคอยประสานงานหรือข้อมูลกับลูกค้าผ่านช่องทางออนไลน์เป็นส่วนใหญ่ เพราะแต่ละบทสนทนาที่เข้ามา ล้วนมีเคสที่แตกต่างกันไป ดังนั้น โอ้โหแชทจึงขอแนะนำเลยว่าฟีเจอร์คลังเคส จะช่วยดูแลเคสของธุรกิจของคุณได้อย่างดีแน่นอน

โอ้โหแชทเข้าใจดีว่าการบริการลูกค้าให้ได้มาตรฐานนั้นมีรายละเอียดหลายอย่างที่แบรนด์ต้องกังวล เราเลยมีความคาดหวังว่าถ้าลูกค้าได้ใช้งานโอ้โหแชทแล้วการทำงานของลูกค้าจะง่ายขึ้นและดีมากกว่าเดิม ไม่ใช่แค่ทีมแอดมิน แต่เป็นทุกทีมในแบรนด์ตั้งแต่เจ้าของไปจนถึงทุกๆฝ่ายในการทำงาน

โอ้โหแชท ระบบที่เหมาะสำหรับทุกรูปขนาดและทุกรูปแบบธุรกิจ ไม่ว่าจะด้วยฟีเจอร์ต่างๆที่มีมากกว่ารวบรวมแชท และการใช้งานที่ง่าย ไม่ซับซ้อน รวมถึงราคาที่เริ่มต้นเพียง 500 บาทต่อเดือน แถมยังเพิ่มจำนวนแอดมินได้ไม่จำกัด มั่นใจได้เลยว่าไม่ว่าแอดมินจะเยอะขนาดไหน โอ้โหแชทก็รองรับได้อย่างมั่นใจ สนใจรายละเอียดเพิ่มเติม หรือทดลองใช้ฟรี 14 วันได้ที่นี่ คลิก

‍